Ebys Kullanımı Hakkında Temel Bilgiler
- Gizli evraklar bu aşamada sisteme girilmeyecektir.
- Elektronik imzası olmayan amirler için yazılar ıslak imza ile onaya sunulacaktır.
- Programı kullanacak kullanıcıların bilgisayarlarında Java 7.21 veya üzerinin kurulu olması gerekmektedir.
Kurum İçi Evrak Oluşturma;
1. Ana menüden “Evrak Ekle “ bölümünden “Kurum İçi Giden” linkine tıklayınız.
2. Açılan ekranda “Evrak Bilgileri” bölümünden “Gönderilen Makam” bölümünden evrakın gideceği birim seçilir.
3. “Dosya Kodu” bölümünden yazınızın konusuna uygun standart dosya kodu bulunup seçilir. Bu kodu son klasöre kadar inerek seçmek gerekmektedir.
4. Eğer yazınız başka bir yazıya istinaden yazılmışsa “ilgi (Seçerek)” bölümünden ilgili evrak seçilerek “Seçileni Ekle” tıklanır.
5. “İçerik “ bölümünden evrakın içeriği yazılır.
6. Eğer gerekliyse “Gizlilik Durumu” ve “Aciliyet Durumu” seçilir.
7. Evrakınız paraflanacak bir evrak ise “Paraflayacak Kullanıcılar” seçilir.
8. “İmzalayacak Kullanıcılar” seçimi tıklandığında ilk olarak birim amiriniz karşınıza gelir, yanındaki küçük kutucuk işaretlenerek “Seçilenleri Kullan “ tıklanır.
9. Son olarak evrakınızı “Şablon Ön İzleme” tıklayarak görebilirsiniz; elektronik imzası olan amirler için “E-İmza ile Onaya Sun” olmayanlar için, “Islak İmza ile Onaya Sun” seçeneği tıklanarak yazınız parafa/imzaya gitmiş olur.
10. Amir imzayı onayladıktan sonra evrak yazıyı ilk oluşturan kişiye geri döner.
11. Islak İmzaya Sunulan yazılardan 2 nüsha çıktı alınıp, yazılar ilgili amire imzalatılır. Kurum dışına giden yazılarda Elektronik imzaya sunulan yazılardan 1 nüsha çıktı alınarak posta yolu ile ilgili kuruma gönderilir.
12. Yazınız imzadan çıktığında sistem otomatik tarih ve sayı numarası verecektir.
2. Açılan ekranda “Evrak Bilgileri” bölümünden “Gönderilen Makam” bölümünden evrakın gideceği birim seçilir.
3. “Dosya Kodu” bölümünden yazınızın konusuna uygun standart dosya kodu bulunup seçilir. Bu kodu son klasöre kadar inerek seçmek gerekmektedir.
4. Eğer yazınız başka bir yazıya istinaden yazılmışsa “ilgi (Seçerek)” bölümünden ilgili evrak seçilerek “Seçileni Ekle” tıklanır.
5. “İçerik “ bölümünden evrakın içeriği yazılır.
6. Eğer gerekliyse “Gizlilik Durumu” ve “Aciliyet Durumu” seçilir.
7. Evrakınız paraflanacak bir evrak ise “Paraflayacak Kullanıcılar” seçilir.
8. “İmzalayacak Kullanıcılar” seçimi tıklandığında ilk olarak birim amiriniz karşınıza gelir, yanındaki küçük kutucuk işaretlenerek “Seçilenleri Kullan “ tıklanır.
9. Son olarak evrakınızı “Şablon Ön İzleme” tıklayarak görebilirsiniz; elektronik imzası olan amirler için “E-İmza ile Onaya Sun” olmayanlar için, “Islak İmza ile Onaya Sun” seçeneği tıklanarak yazınız parafa/imzaya gitmiş olur.
10. Amir imzayı onayladıktan sonra evrak yazıyı ilk oluşturan kişiye geri döner.
11. Islak İmzaya Sunulan yazılardan 2 nüsha çıktı alınıp, yazılar ilgili amire imzalatılır. Kurum dışına giden yazılarda Elektronik imzaya sunulan yazılardan 1 nüsha çıktı alınarak posta yolu ile ilgili kuruma gönderilir.
12. Yazınız imzadan çıktığında sistem otomatik tarih ve sayı numarası verecektir.
Gelen Evrağı Sevk Etmek;
1. Envision ana sayfasında “Kategorik Görevlerim” bölümünden size gelen evrak açılır.
2. Evrakın alt bölümünde “İşlemler” bölümünden “Personellere Sevk Et” seçilir.
3. Açılan sayfadan sevk edilecek birim ve personel seçilerek “Sevk Et” tıklanarak evrak sevk edilmiş olur.
4. Evrak ile ilgili işlemler bitmiş ise “Evrakı Sonlandır” seçilir.
2. Evrakın alt bölümünde “İşlemler” bölümünden “Personellere Sevk Et” seçilir.
3. Açılan sayfadan sevk edilecek birim ve personel seçilerek “Sevk Et” tıklanarak evrak sevk edilmiş olur.
4. Evrak ile ilgili işlemler bitmiş ise “Evrakı Sonlandır” seçilir.
Gelen Evraka Cevap Yazma;
1. Envision ana sayfasında “Kategorik Görevlerim” bölümünden size gelen evrak açılır.
2. Evrakın alt bölümünde “İşlemler” bölümünden “Cevap Yaz” seçilir.
3. Gelen sayfa “Kurum İçi Giden “ ile aynıdır, burada dosya kodu, konu, ilgi bölümleri hazır gelir ve “İçerik” kısmına verilecek cevap yazılır.
4. “İmzalayacak Kullanıcılar” seçilir ve “Islak İmza ile Onaya Sun” veya “E-İmza ile Onaya Sun” seçilerek cevap yazınız tamamlanmış olur.
2. Evrakın alt bölümünde “İşlemler” bölümünden “Cevap Yaz” seçilir.
3. Gelen sayfa “Kurum İçi Giden “ ile aynıdır, burada dosya kodu, konu, ilgi bölümleri hazır gelir ve “İçerik” kısmına verilecek cevap yazılır.
4. “İmzalayacak Kullanıcılar” seçilir ve “Islak İmza ile Onaya Sun” veya “E-İmza ile Onaya Sun” seçilerek cevap yazınız tamamlanmış olur.
Aşağıdaki bulunan ilgili konudaki yardım videosunu sisteme giriş yaparak seyredebilirsiniz.
