Elektronik Belge Yönetim Sistemi
Üniversitemiz, 2014 yılı başı itibari ile resmi yazışmalarla ilgili bütün süreçlerin bilgisayar ortamında yapılmasını sağlayan Elektronik Belge Yönetim Sistemini (EBYS) kullanmaya başlamıştır.
Sistem ile ilgili soru ve görüşleriniz için iletişim bölümündeki numaralar ile irtibata geçebilirsiniz.
Erciyes Üniversitesi Rektörlüğü
EBYS İle Amaçlanan Nedir?
EBYS ile, gerek kurum içi birimlerimiz arası yazışmalarımızı ve gerekse diğer kamu kurum ve kuruluşları ile olan yazışmalarımızın bilgisayar ortamında yapılmasını sağlayarak;
* Yazışmaların standartlaşması,
* Yazışmaların sevk, paraf ve onay sürelerinin kısaltılması,
* Harcanan emek, zaman ve kırtasiye maliyetlerinden tasarruf edilmesi,
* Yazışmaların sağlıklı bir şekilde arşivlenmesi, hedeflenmektedir.
EBYS İle Ne Yapılabilir?
* Tanımlı iş akışı yolları ile belgeleri zamanında doğru kişiye ve en kısa yoldan ulaştırabilir .
* Belgelerin dolaşımı esnasında durumlarını takip edilebilir .
* Belgeler hızlı bir biçimde dosyalanarak arşivleyebilir.
* Yetki seviyelerine göre çeşitli arama kriterleri ile belgelere tek tuşla ulaşılabilir .
* Aynı belgeye birden fazla noktadan aynı anda erişim imkanı sağlar .
* Belgelerin dağıtım ve dolaşımındaki paraflama süreci ve sırasını tanımlayabilir .
* Belgelerin birden fazla noktaya (örneğin; tüm birimlere )aynı anda tek tuşla dağıtımı yapılabilir.
* İzne çıktığımızda veya birimimizde gece nöbet sistemi mevcutsa, görevleri yürütecek birine vekalet verilebilir.
* Belgelere erişim ve erişilmezlik güvenliği sağlar .
* Dijital imza ile yazışma ve belge paylaşımının bilgisayar ortamında resmi olarak yapılabilmesini sağlar.
* Dijital imza ile birlikte sadece kurum içi değil kurumlar arası yazışmaların bilgisayar ortamında yapılabilmesi sağlanacaktır .
EBYS’nin Getirileri
* Doküman oluşturma ve saklama maliyetleri azalır.
* Kırtasiye giderlerinden, zamandan ve iş gücünden tasarruf sağlar.
* Güvenli ve mekandan bağımsız erişim imkanı sağlar.
* Evrak akışını hızlı ve doğru sonuçlandırır.
* Süreçlerde tıkanan noktaları raporlar.
* Saklanan belgeyi, yönetilen bilgiye dönüştürür.
Elektronik Belge Yönetim Sistemi
Üniversitemizde yazışma otomasyonu için CBKSOFT firmasının Envision yazılımı lisanslanmıştır. Yazılımın tüm üniversitede kullanılmasına 2014 yılı itibari ile geçilmesi planlanmaktadır. Kurumumuzda yazışma için kullanılacak Envision programına üniversite içinden ebys.erciyes.edu.tr adresinden ulaşabilirsiniz. Bu kapsamda tüm birimlerden ikişer kişi kendi birim personelini eğitmek üzere firmaca düzenlenen eğitici eğitime katılmıştır. Belirlenen bazı birimlerimizde iki hafta önce pilot uygulamaya geçilmiştir. Pilot uygulama genişletilerek sene başına kadar birimlerimizin sistem üzerinden yazışma yapma konusunda yeterli bilgi düzeyine erişmeleri hedeflenmektedir. Geçiş çalışmalarının başarıyla sürdürülebilmesi için birimlerde yazışma yapan tüm personelin eğitilmesi ve pilot uygulama süresinin etkin kullanılmasına dikkat etmek gerekmektedir. Bilgilerinize sunulur.
Erciyes Üniversitesi Rektörlüğü
asdsadsa
Yazı İşleri Müdürlüğü
Telefon : 0352 207 66 66 / 10070 - 10072 E-Posta : ebys@erciyes.edu.tr
Bilgi İşlem Daire Başkanlığı
Telefon : 0352 207 66 66 / 10200 - 10216
Erciyes Üniversitesi Elektronik Belge Yönetim Sistemi
Erciyes Üniversitesi Bilgi İşlem Daire Başkanlığı / Web Grubu